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Almaviva Santé

Almaviva Santé

Ce mois-ci, nous vous présentons un projet qui nous tient particulièrement à cœur, le projet Almaviva Santé. Nous avons tenu a mettre en évidence ce projet pour ses spécificités techniques, design et organisationnelles. Pourquoi ce projet ? Pour son envergure et son défi technique, à savoir, une refonte totale des 42 sites des cliniques et de celui du groupe. Mais faisons tout d'abord les présentations, de qui et de quoi parlons-nous ?

Premier volet : Almaviva Santé et le projet de refonte

Almaviva Santé est un groupe de santé privé créé en 2007. En déployant une stratégie de rachats ambitieuse et mûrement réfléchie, Almaviva est devenu un groupe de 42 établissements qui jouit d'un très bon ancrage local en région Sud, en Ile-de-France et en Corse, ainsi que d'une excellente réputation dans tous les domaines chirurgicaux.

Almaviva Santé propose des prises en charges médicales et chirurgicales dans les disciplines suivantes : Médecine-Chirurgie-Obstétrique (MCO), Soins de Suite et de Réadaptation (SSR), Dialyse, Radiothérapie et Hospitalisation à Domicile. C'est ainsi que le groupe assure la gestion de 4 500 lits et places, 250 salles d’intervention et d'examen, emploie près de 5 700 salariés et est partenaire de 2 000 praticiens libéraux. 

En 2014 Almaviva Santé nous contacte pour développer sa communication digitale avec un site groupe intégrant 7 pages de présentation des établissements. Dès lors, answeb prend en charge une première refonte du site groupe et des sites des établissements, templatisés et dupliqués par la suite, pour chaque nouvelle clinique.

Le système est rodé, duplication, intégration des contenus et des informations spécifiques (logo, visuels, coordonnées, spécialités médicales...). Mais avec le déploiement rapide d'Almaviva Santé, et l'augmentation du nombre d'établissements, au bout de quelques années, le système montre ses limites notamment au niveau de l'ajout de nouvelles fonctionnalités ou de communication groupe coordonnées pour lesquelles il faut reprendre les sites web un à un.

Fin 2020, Almaviva Santé revient logiquement vers nous et nous consulte afin de trouver une solution pour limiter l'évolution constante des coûts de TMA liée à l'augmentation du nombre d'établissements et de mises à jour des sites.

Au delà de ça, l'objectif est double, refondre graphiquement et techniquement tous les sites dont le design est vieillissant (6 ans) et mettre en place un système de déploiement, de maintenance et d'évolutions plus fluide et mieux optimisé budgétairement.

C'est le moment de se creuser les méninges...

mockup-evolution.png

Deuxième volet : La réponse design et technique

40 sites à créer et à administrer, ça fait beaucoup. Les données transitent entre chacun des 40 sites internet et le site groupe, mais les échanges se complexifient car les besoins d’Almaviva s’intensifient. Les données doivent être validées, contrôlées et sauvegardées. Les utilisateurs sont multiples et les sources de modifications aussi. Un choix radical est fait : il faut mutualiser les développements. L’idée d’un CMS gérant en une instance plus de 40 sites commence à germer. Le choix de Wordpress et son réseau de sites est un temps évoqué, mais une solution plus performante et sur mesure est choisie :

  • La dernière version du CMS développé par answeb est modifiée et se voit dotée d’un module multi-sites, permettant une infinité de sites, chacun ayant son thème mutualisé, ses propres données tout en ayant accès à des données communes.
  • Des modèles de thèmes sont développés.
  • Un modèle de données centralisé est mis en place (annuaire des praticiens, actualités groupe, offres d’emploi).
  • Des programmes de migration de données sont développés.
  • Une procédure semi-automatisée est décrite et testée afin de migrer les 40 sites.

Côté design les méninges chauffent aussi.

L'enjeu consiste à décliner la charte graphique du site groupe précédemment mis en ligne tout en différenciant 7 types d'établissements différents (MCO, SSR, MCO + SSR HAD, radiothérapie, maternités et dialyses), en conservant une homogénéité visuelle, en conservant la structure et le type d'informations intégrées dans les pages des sites des 40 établissements. 

7 templates graphiques respectant les codes de la charte graphique Almaviva sont donc proposés avec des variantes de couleurs sur des aplats, des filtres couleurs sur les visuels ou bien des habillages de blocs de texte intégrant des photos filtrées en fond de bloc.

En revanche, certains éléments graphiques de réassurance, de présentation des valeurs du groupe des réseaux de partenaires ou encore du pied de page restent identiques sur tous les sites des établissements.

Chaque établissement est ensuite personnalisé par un logo, un visuel principal ainsi que des contenus spécifiques en fonction des spécialités propres à chaque clinique.

mockup-multisites.pngAu final, Almaviva choisira de conserver uniquement deux designs différents pour toutes les structures, 

  • Design 1 : MCO, SSR, MCO + SSR HAD, radiothérapie et dialyses
  • Design 2 : Les maternités

3ème volet : Développement et mise en ligne

Six mois de travail seront nécessaires à notre équipe projet pour développer le système multisite ainsi que les modèles de thèmes, créer le modèle de données, et tester l'ensemble.

La date de mise en ligne est arrêtée, ce sera le lundi 16 et mardi 17 Mai... L'équipe est dans les starting block, la pression monte... Le jour J arrive, tous les voyants sont au vert, la météo est bonne. Le lundi, la mise en production du système débute, les établissements sont prévenus un par un ...(« ground control to major Tom »).

Le backoffice de chaque site est désactivé, les données et fichiers sont migrés dans la nouvelle infrastructure. Les certificats SSL sont conservés, l’ensemble des URLs sont conservées sans redirection (pour la grande majorité).

En une journée, les 40 sites sont migrés avec une indisponibilité d'à peine quelques minutes. Un jour de moins que prévu ! Les équipes gestionnaire des sites sont formées à la nouvelle interface du backoffice, car 8 ans séparent les deux versions du CMS !

« On adore quand un plan se déroule sans accrocs !! » 

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Aujourd'hui Almaviva Santé dispose d'un système de création et de maintenance de sites centralisé, extrêmement sécurisés par rapport à tout autre CMS type wordpress, tout en maîtrisant ses coûts de TMA - les évolutions se font simultanément sur tous les sites - et de déploiement – un site peut être créé et mis en ligne en moins d'un jour.

Parallèlement à ça, chaque établissement gère ses contenus et communique grâce à sa console d'administration propre. La direction du groupe peut également publier de façon homogène sur tous les sites à la fois en mode super-administrateur.

Un projet comme on les aime à l'agence !


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